Ana içeriğe geç

Risk Assessment

Summary​

Risk Assessment, personelin bir veya daha fazla CRM ürünü için Risk Assessment Meeting yürütmesini sağlar. AI, kontrol kütüphanesinden (Garment Risk Assessment Form'dan oluşturulmuştur) her ürüne uygun kontrolleri seçer, hangilerinin aksiyon gerektirdiğine karar verir, aksiyon notlarını taslak olarak yazar ve kütüphanede olmayan riskleri ekler. Toplantı formundaki her risk bir aksiyondur; notu takip aksiyonudur. Ekip her şeyi tek ekranda inceler, takip aksiyonlarını atar, sonuçları CRM'e kaydeder ve her ürün için tek sayfalık rapor paylaşır. Spring Hub ayrıca sipariş onaylandıktan sonra önerilen toplantılar oluşturur ve merchandiser'lara toplantıyı planlamalarını hatırlatır.

How to​

Open the app​

  1. Microsoft iş hesabınızla Spring Hub'a giriş yapın.
  2. Risk Assessment öğesine tıklayın.
  3. Uygulama ekranlarını Türkçe görmek için Risk Assessment başlığındaki EN / TR anahtarını kullanın. PDF, Excel ve e-posta özeti her zaman İngilizce kalır.

Start a new meeting​

  1. Ana ekranda New meeting öğesine tıklayın.
  2. Products altında CRM'de arama yapın ve eklemek için bir ürüne tıklayın. Eklenen ürünler Added for review altında görünür ve arama sonuçlarından kalkar. Bir ürünü çıkarmak için × öğesine tıklayın. Süre ürün başına 30 dakikadır.
  3. Attendees altında çalışan adı yazın ve listeden seçin. Misafir e-postalarını Add guest ile ekleyin.
  4. Continue ile veya üstteki adım çubuğundan Time adımına geçin. Çalışan katılımcıların müsait olduğu üç önerilen slot hemen yüklenir. Birini seçin.
  5. Önerilmeyen bir zaman kullanmak için Or pick any time: bölümünde bir tarih (DD/MM/YYYY) ve 15 dakikalık adımlarla bir Start saati seçin, ardından Use this time öğesine tıklayın.
    • Beklenen sonuç: Your time slotu eklenir ve seçilir. Toplantı süresi kadardır ve İstanbul saatine göredir. Katılımcı takvimleri bu slot için kontrol edilmediğinden Calendars not checked yazar.
  6. Outlook davetini göndermeden toplantı ekranını açmak için Continue to products, katılımcılara daveti hemen göndermek için Send calendar invite öğesini seçin.

Ürünleri, katılımcıları veya zamanı değiştirmek için Draft toplantıyı listeden yeniden açabilirsiniz. Time adımında kayıtlı zaman seçili kalır ve yanında yeni önerilen slotlar yüklenir.

Suggested meetings​

SOP, Risk Assessment toplantısının sipariş onayından (OC) sonraki 1 hafta içinde yapılmasını şart koşar. Bir ürünün OC tarihi geçmişse ve ürün hiçbir Risk Assessment toplantısında yoksa, Spring Hub bu ürün için önerilen bir toplantı taslağı oluşturur.

  • Ürünler, her merchandiser ve müşteri için bir önerilen toplantıda, toplantı başına en fazla 5 ürün olacak şekilde gruplanır. Daha fazla ürün varsa yeni bir önerilen toplantı başlar.
  • Önerilen toplantılar, toplantı listesinin en üstünde Suggested meetings altında görünür. Organizatör olarak ürünün merchandiser'ı gösterilir.

Önerilen toplantıyı kullanmak için:

  1. Suggested meetings altındaki toplantıyı açın.
  2. Ürünleri kontrol edin ve bu toplantıda incelenmeyecek olanları çıkarın.
  3. Katılımcıları ekleyin ve toplantıyı diğer taslaklar gibi planlayın (bkz. Start a new meeting).
    • Beklenen sonuç: Toplantı planlandığında Suggested meetings bölümünden çıkar ve normal listede görünür.

Önerilen toplantıdan çıkardığınız bir ürün daha sonra tekrar öneriye eklenmez.

Reminders to book the meeting​

OC'den sonra toplantı planlanmamışsa ürünün merchandiser'ı uygulama içi ve push bildirimi alır:

  • Book the Risk Assessment meeting — OC'den 5 gün sonra.
  • Risk Assessment meeting overdue — OC'den sonraki 7. günden itibaren.

Ürünün önerilen toplantısını açmak için bildirime tıklayın. Bu bildirimler, bildirim merkezindeki Risk Assessment sekmesinde görünür. Ürün planlanmış bir toplantıya eklendiğinde (Outlook daveti gönderildiğinde) hatırlatmalar durur. Yalnızca taslak toplantı hatırlatmaları durdurmaz.

Taslak toplantıyı silme​

  1. Ana ekranda durumu Draft olan toplantıyı bulun.
  2. Satırdaki kırmızı çöp kutusu simgesine tıklayın.
  3. İletişim kutusunda Delete ile onaylayın. Planlanmış, devam eden ve tamamlanmış toplantılar silinemez.

Run the meeting​

Toplantı ekranı açıldığında AI tüm ürünleri arka planda inceler. Üstteki her ürün kartında inceleme bitene kadar AI reviewing… yazar; ardından aksiyon sayısı görünür.

AI, aynı nesneyle ilgili riskleri tek bir maddede birleştirir. Örneğin tüm düğme kontrolleri tek bir risk olur ve notu yalnızca aksiyon gerektiren noktaları belirtir.

  1. Ürün değiştirmek için üstteki ürün kartına tıklayın.
  2. Solda ürün fotoğrafını ve detaylarını kontrol edin. Quantity, Fabric / Yarn Spec ve Fabric Supplier CRM'den doldurulur; düzeltmek için değere tıklayın.
  3. Action points satırını açıp Wearer Trial, Wash Test, Base Test, PP Meeting, Pilot Run, Inline Insp. ve Drop / Hang Test için Yes veya No seçin. Bunları AI önerir; satır kaç tanesinin Yes olduğunu gösterir.
  4. Riskler satırlar halinde gruplanır: Yarn / Fabric, Trims / Accessories, Garment Construction, Labels & Packaging, Garment Process (Wash, Print etc.), Production Site ve Measurements. Ekran açıldığında tüm gruplar açıktır. Bir grubu kapatmak veya açmak için başlığına tıklayın.
    • Risk sütununda gösterilen her risk bir aksiyondur. Notu takip aksiyonudur: fabrikanın veya ekibin ne yapması gerektiği.
    • Her risk R01, R02 şeklinde numarasını gösterir. Bu, raporda aldığı numaranın aynısıdır: numaralar her ürün için, gruplar sırasıyla boyunca devam eder.
    • Risk metinleri ve notlar tam olarak gösterilir.
    • 3'ten fazla riski olan bir grup ilk 3 riski gösterir. Kalanları görmek için …N more, tekrar daraltmak için Show less öğesine tıklayın.
  5. Her riskin yanındaki simge, riskin nereden geldiğini gösterir:
    • ✨ — AI tarafından bulunan ve kontrol kütüphanesinde olmayan bir risk.
    • Gri nokta — Garment Risk Assessment Form Excel'inden oluşturulan kontrol kütüphanesinden gelen bir kontrol. Bunlar eski toplantılardan gelmez.
    • Kalem simgesi — toplantıda eklenen bir risk.
  6. Her risk için:
    • Notu düzenleyin.
    • Notun yanındaki atama simgesine tıklayın. Açılan pencerede Assign to altında bir toplantı katılımcısı ve Due date altında tarih (DD/MM/YYYY) seçin. Seçildikten sonra düğmede atanan kişinin adı ve bitiş tarihi görünür.
    • Riski bu üründen kaldırmak için üzerine gelip çöp kutusu simgesine tıklayın.
  7. AI'ın uygun bulduğu kontroller her grubun altında N checks OK by AI altında listelenir. AI'ın gerekçesiyle birlikte görmek için tıklayın. Birini riske çevirmek için + Action öğesine tıklayın ve notunu yazın.
  8. Kendi riskinizi eklemek için grup başlığındaki + (Add a risk) öğesine tıklayın. Grup açılır ve bir giriş kutusu görünür. Riski yazıp Enter tuşuna basın. Kutuyu kapatmak için Escape tuşuna basın veya × öğesine tıklayın.
  9. Ekip bir ürünü bitirince Mark reviewed öğesine tıklayın. Kartta yeşil tik görünür.
  10. Değişiklikler otomatik kaydedilir. Üst çubukta Saving…, Saved veya Not saved görünür.

Bir ürünün AI incelemesi başarısız olursa Try again öğesine tıklayın. Re-run AI ürünü yeniden inceler ve AI risklerini, üzerlerindeki notlarınız, sorumlular ve bitiş tarihleri dahil, değiştirir; kendi eklediğiniz riskler korunur.

Complete the meeting​

  1. Complete meeting öğesine tıklayın. AI hâlâ bir ürünü inceliyorsa bitmesini bekleyin.
  2. Follow-up tasks açılır. Toplantıda seçtiğiniz sorumlu ve bitiş tarihiyle önceden doldurulmuş olarak tüm riskleri listeler. AI'ın uygun bulduğu kontroller dahil edilmez.
  3. Gerekirse Assignee veya Due date değerini değiştirin, ardından Complete meeting öğesine tıklayın. Burada yaptığınız değişiklikler riske geri kaydedilir.
  4. Aksiyonlar, CRM alanı olan action point'lerle birlikte her ürünün CRM kaydına yazılır. Görevler toplantıya kaydedilir ve Microsoft To Do'ya eklenir.

Share the summary​

Tamamlandıktan sonra toplantı sayfası her ürün için bir rapor gösterir. Her raporun bir başlığı vardır:

  • Sol: ürün fotoğrafı.
  • Sağ: Completed etiketiyle toplantı başlığı, tarih ve saat · organizatör, katılımcılar, bir ayırıcı çizgi, ardından stil no ve açıklama.

Başlığın altında R01, R02 şeklinde numaralanan riskler yer alır. Riskler gruba göre ayrılmaz. Her risk, riski, Action: notunu, sorumluyu ve bitiş tarihini gösterir. Additional tests en altta Y veya N olarak işaretlenir: Wearer Trial Req., Wash Test Req., Base Test Available, PP Meeting Req., Pilot Run Req., Inline Insp. Req. ve Drop Test (Hang Test) Req.

Email recipients raporların altında listelenir.

Paylaşmak için:

  1. Toplantıyı listeden açın.
  2. PDF veya Excel dışa aktarın. PDF, A4 dikey formattadır; her ürün, raporla aynı düzende bir sayfadır. Çok uzun bir risk listesi ikinci sayfaya devam edebilir. Excel, Garment Risk Assessment Form düzenini izler.
  3. Veya Outlook posta kutunuzdan göndermek için Email summary öğesine tıklayın. Özet almaması gereken katılımcıların Email recipients altındaki işaretini kaldırın.
    • Beklenen sonuç: Seçilen katılımcılar tek bir e-posta alır. E-posta gövdesinde her ürünün başlığı ve riskleri yer alır; her ürün için bir PDF eklenir.

İstisnalar ve Hata Bildirme​

  • Wash Test, Base Test ve PP Meeting Spring Hub'a kaydedilir ve PDF ile Excel'de görünür, ancak CRM'e yazılmaz.
  • Önerilen toplantılar ve hatırlatmalar için üründe CRM'de bir merchandiser olmalıdır. Ürünün merchandiser'ı yoksa Spring Hub toplantı önermez ve hatırlatma göndermez. Toplantıyı New meeting ile kendiniz planlayın.
  • Önerilen toplantılar ve hatırlatmalar yalnızca 28/09/2026 ve sonrasında onaylanan siparişleri kapsar. Daha eski siparişler için toplantıyı New meeting ile planlayın.
  • Hatırlatmalar, ürün planlanmış (Outlook daveti gönderilmiş), devam eden veya tamamlanmış bir toplantıda yer alana kadar devam eder. Henüz planlamadığınız önerilen toplantılar dahil, Draft durumundaki bir toplantı hatırlatmaları durdurmaz.
  • Your time slotu katılımcı takvimlerine göre kontrol edilmez. Daveti göndermeden önce katılımcıların müsait olduğunu doğrulayın.
  • Birleştirilmiş AI riskleri (nesne başına tek madde) yalnızca yeni AI incelemelerinde ve Re-run AI sonrasında görünür. Bu değişiklikten önce incelenen ürünler, AI yeniden çalıştırılana kadar ayrı risklerini korur.
  • Bir ürünün AI incelemesi sürekli başarısız olursa riskleri + (Add a risk) ile elle ekleyin ve IT'ye bildirin.
  • Önerilen slotlar yüklenemezse IT'den Spring Hub için Microsoft Graph izinlerini doğrulamasını isteyin veya Or pick any time: ile devam edin.
  • CRM kaydı başarısız olursa bağlantı düzelince Complete meeting öğesine tekrar tıklayın; yalnızca e-posta kaydı yeterli değildir.
  • Kontrol kütüphanesindeki eksik veya hatalı kontrolleri Technical Management'a bildirin.

İlgili makaleler​